1) Rekisterinpitäjä
Oy Julius Tallberg Ab (Y-tunnus: 0114668-5) konserniyhtiöineen ja omistamine
kiinteistöyhtiöineen
Suomalaistentie 7, 02270 Espoo
(”Tallberg-konserni” tai ”Rekisterinpitäjä”)
2) Yhteydenotot
Kirjeitse tai sähköpostitse osoitteeseen: info@tallberg.fi. Yksilöi viestiotsikkoon ’tietosuoja-asiat’. Ottaessasi yhteyttä rekisterinpitäjään asiaasi ryhtyy hoitamaan nimeämämme yhteyshenkilö.
3) Henkilötietojen käsittelyn peruste ja tarkoitus
Henkilötietojen käsittely Tallberg-konsernissa perustuu pääsääntöisesti sidosryhmä-, asiakas- tai yhteistyösuhteeseen – erit. osapuolten väliseen sopimukseen, lakisääteiseen velvollisuuteen tai oikeutettuun etuun.
Rekisterinpitäjä harjoittaa muun muassa kiinteistökohteiden (ja liitännäisten kohteiden, ml. autopaikkojen ja varastojen) omistus-, myynti-, vuokraus-, kehitys- ja ylläpitotoimintaa. Rekisterinpitäjä kerää ja käsittelee siten henkilötietoja liiketoimintaan liittyvien sopimusten täytäntöön panemiseksi tai sopimusta edeltävien toimien suorittamiseksi – kuten kiinteistön omistukseen, myyntiin, vuokraukseen sekä kiinteistöhallintoon ja -huoltoon liittyvien velvoitteiden ja oikeuksien hoitamiseksi. Henkilötietoja käsitellään myös asiakas- ja yhteistyösuhteeseen liittyvään kommunikaatioon ja viestintään.
Lisäksi henkilötietoja käsitellään sidosryhmiin kuuluvien henkilöiden väliseen viestintään ja tiedottamiseen sekä osakkeenomistajien tietojen käsittelyyn, muun muassa mahdollistamaan osakkeenomistajien ilmoittautuminen yhtiökokouksiin. Rekisterinpitäjällä on myös lakisääteinen velvollisuus käsitellä henkilötietoja. Lakisääteinen velvollisuus voi perustua esimerkiksi kirjanpitolakiin, yhtiölainsäädäntöön, vahingonkorvaus-, tilaajavastuu-, maankäyttö- ja rakennuslakiin, työturvallisuusvelvoitteisiin ja verotusmenettelylakiin. Henkilötunnuksen voimme tallentaa vuokrasopimus- tai muusta sopimuskumppanistamme tai muusta vuokraustoiminnassa tarvittavasta henkilöstä tietosuojalain perusteella (1050/2018).
Rekisterinpitäjällä, mahdollisella yhteisrekisterinpitäjällä tai sopimuskumppanilla ja sen kanssa samaan konserniin kuuluvilla yhtiöillä voi olla lain rajoissa oikeus käyttää henkilötietoja mielipide- tai asiakastyytyväisyystutkimukseen taikka muihin näihin rinnastettaviin osoitteellisiin lähetyksiin, kuten suoramarkkinointiin muun muassa oikeutetun edun perusteella. Sanotut toimet eivät ole ristiriidassa yksilön oikeuksiin tai vapauksiin nähden eivätkä aiheuta suuria riskejä niiden toteutumiselle. Rekisteröidyllä on aina oikeus kieltää häntä koskeva suoramarkkinointi ja osoitteelliset lähetykset. Kiellosta huolimatta rekisteröidyille voidaan lähettää asiakkuutta koskevaa tietoa, jos se on välttämätöntä palvelun tai lakisääteisen velvollisuuden toteuttamiseksi.
4) Käsiteltävät henkilötiedot
Keräämme ja käsittelemme seuraavia henkilötietoja:
- Etu- ja sukunimi
- Yritys, yhteisö, virasto, titteli
- Yhteystiedot: osoite, sähköpostiosoite ja puhelinnumero
- Henkilötunnus
- Osake- ja äänimäärät, äänestystiedot, kokouksiin osallistumisen tiedot
- Ikä ja kieli
- Tiedot liiketoimintakiellosta, velkajärjestelystä ja kansainvälisten pakotteiden kohdistumisesta sekä rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämiseksi annetun lain edellyttämiä tietoja
- Vuokrasopimukseen tai muuhun osapuolten väliseen sopimukseen liittyvät tiedot (ml. vuokra-aika, tiedot vuokrasta ja vakuudesta, mahdollisista erilliskorvauksista esim. korvaus sähköstä ja veden kulutuksesta, tiedot vuokrantarkistuksesta ja tiedot vuokrauskohteesta/huoneistosta)
- Maksutapatiedot ja laskutustiedot
- Osapuolten välinen kommunikaatio, tilavaraukset, palautteet ja reklamaatiot
- Kehitysprojekteissa ja investointihankkeissa kerättävät tiedot (ml. tilaajavastuulaissa tarkoitetut tiedot sekä projektiin osallistuvien henkilöiden nimi-, yritys-, lailliset ammatti/pätevyys- ja yhteystiedot)
- Omaisuuden yksilöimiseksi toimenpiteitä varten tarvittavat tiedot (kuten ajoneuvon rekisteriote)
- Muut mahdolliset asiakkuuden hoitoon, yhteistyöhön tai asiaan liittyvät tiedot
- Mahdolliset markkinointiluvat ja -kiellot
Muun muassa tilaajavastuulain, työturvallisuuslain ja verotusmenettelylain nojalla rakennus- ja korjaustyömaalla ja yhteisellä rakennustyömaalla työskentelevistä pidettävä luettelo voi sisältää: rakennustyömaan tai -kohteen nimi, pääurakoitsijan nimi, aliurakoitsijoiden nimet, tilaajan/rakennuttajan nimi, valvojan, vastaavan mestarin, työturvallisuuskoordinaattorin, rakennushankkeeseen ryhtyvän, yhteyshenkilöiden, työntekijöiden ja itsenäisten työnsuorittajien etu- ja sukunimi ja y-tunnus/henkilötunnus (tai sitä vastaava ulkomainen tunniste), kasvokuva, työ- tai palvelusuhteen laatu, kotivaltio, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, syntymäaika, veronumero, A1- tai E101-todistus tai muu ulkomaalaisen työntekijän työnteko-oikeuden peruste (ml. oleskelu- ja työluvat), työnantaja, työnantajan y-tunnus, lähetetyistä työntekijöistä edustajan nimi ja yhteystiedot Suomessa, työntekijän kuittaus suoritetusta perehdyttämisestä ja muusta koulutuksesta, työmaalla työskentelyn alkamis- ja päättymisaika, tehdyt työtunnit ja -päivät, sekä päättyneen kulkuluvan palautusaika ja mahdolliset liiketoimintakiellot.
5) Mistä henkilötiedot saadaan
Henkilötietoja kerätään yleensä rekisteröidyltä itseltään (mm. yhteistyön, oikeustoimien ml. yhtiöoikeudelliset toimet, tapaamisten ja muun yhteydenpidon yhteydessä). Lisäksi tietoja voidaan vastaanottaa yhteistyösopimusten määrittelemien palveluiden toimittamiseksi välttämättömiä henkilötietoja yhteistyökumppaneilta, viranomaisilta sekä julkisista tietolähteistä ja rekistereistä, henkilön työnantajilta, kollegoilta tai henkilöiltä itseltään sekä tietopalveluista lain sallimissa rajoissa.
Kehitysprojekteissa ja investointihankkeissa esimerkiksi rakennustyömaita koskevat tiedot kerätään palveluntuottajilta, pääurakoitsijoilta, henkilöiden työnantajilta, kollegoilta tai henkilöiltä itseltään, julkisista tietolähteistä sekä tietopalveluista.
6) Henkilötietojen luovutus, siirto, vastaanottajat sekä näitä koskevat käsittelykäytänteet
Henkilötietoja voidaan siirtää tai luovuttaa voimassa olevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa kolmansille tahoille, esimerkiksi viranomaisille.
Tallberg-konserniin kuuluvat yritykset voivat käsitellä henkilötietoja kulloinkin voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti. Olemme tehneet valittujen yhteistyökumppaniemme kanssa sopimuksia, jotka sisältävät henkilötietojen käsittelyn Tallberg-konsernin tai siihen kuuluvien yhtiöiden puolesta. Henkilötietoja voidaan näin luovuttaa ja siirtää alihankkijoille, kuten tilitoimistoille, maksupalveluntarjoajille sekä muille palveluntarjoajille mukaan lukien näiden alihankkijat (kuten vuokrahallintajärjestelmän tai muiden IT-järjestelmien palveluntarjoajille), teknisille sekä hallinnollisille managereille tai huoltoyhtiöille, jotka käsittelevät henkilötietoja rekisterinpitäjän lukuun salassapitovelvollisuuden ja sitovan tietosuojalainsäädännön ja -sopimuksen mukaisesti.
Muun muassa vuokrasuhteiden hallinnointiin rekisterinpitäjä käyttää Colliers International Oy:n palvelua, jossa käsitellään tähän liittyviä henkilötietoja, kuten yllä on määritelty. Kiinteistöjen tekniseen manageeraukseen rekisterinpitäjä käyttää EcoReal Oy:n palvelua, jossa käsitellään tähän liittyviä henkilötietoja, kuten yllä on määritelty. Hallinnolliseen isännöintiin käytetään Niemco Oy:n palvelua, jossa käsitellään tähän liittyviä henkilötietoja, kuten yllä on määritelty. Kiinteistökohtaisten verkkosivuportaaleiden toiminnallisuuksista vastaa Coor Service Management Oy (lisätietoja: https://www.coor.fi/coorin-tietosuojaseloste/) ja Granlund Oy (lisätietoja: https://www.granlund.fi/granlund/tietosuojaseloste/). Sidosryhmiin kuuluvien henkilöiden viestintään ja tiedottamiseen sekä yhtiöoikeudellisten toimien toteuttamiseen (kuten omistusten hallinta ja yhtiökokousjärjestelyt) käytetään Euroclear Finland Oy:n sähköistä palvelua. Lisätietoja: https://www.euroclear.com/legal/en/privacy.html. Tietoliikenneyhteys käyttäjän selaimelta Euroclear Finland Oy:n palvelimelle on SSL-salattu. Osake- ja osakasluettelotiedot ovat julkisia. Rekisterinpitäjä käyttää perintään Intrum-konsernin palveluja, jossa käsitellään tähän liittyviä henkilötietoja. Lisätietoja: https://www.intrum.fi/fi/ratkaisut-yrityksille/tietoja-meista/privacy-terms/. Edellä sanotuissa tilanteissa rekisteröity asioi yleensä myös tietosuoja-asioissa suoraan nimettyjen kumppaneiden kanssa. Selventävää lisätietoa on saatavilla aina rekisterinpitäjältä.
Verkkosivuillamme voidaan käyttää evästeitä. Evästeillä kerättyjen tietojen avulla parannetaan sivuston toimivuutta sekä kerätään yleistä sivustojen kävijädataa (esimerkiksi Analytics-palvelut). Evästeistä informoidaan ja tarvittavat luvat tiedustellaan evästeiden keräämisen yhteydessä. Lisäksi käyttäjä voi halutessaan selainohjelmansa asetuksista valita evästetoiminnon poiskytkemisen. Alustat eivät välttämättä toimi moitteetta evästeiden poiskytkemisen jälkeen, sillä evästeet saattavat olla tarpeellisia joidenkin palveluiden asianmukaiselle toimimiselle.
Rekisterinpitäjä käyttää sähköpostiviestinnässään ja verkkosivualustallaan ulkopuolisten pilvipalveluina tuottamia järjestelmiä, joissa henkilötietoja säilytetään. Lisäksi henkilötietoja säilytetään muiden ulkopuolisten palveluntarjoajien sähköisissä pilvipalveluissa. Tällöin henkilötietoja saatetaan tallentaa myös Euroopan ulkopuolella sijaitseville palvelimille ja palveluntarjoajat ovat sitoutuneet tietojenkäsittelytoiminnassa noudattamaan sellaisia käytänteitä ja sopimusehtoja, jonka on katsottu täyttävän EU:n tietosuojasääntelyn edellyttämät vähimmäisvaatimukset.
Mikäli rekisterinpitäjä on osapuolena sulautumisessa, liiketoimintakaupassa tai muussa yrityskaupassa, voimme luovuttaa ja siirtää henkilötietoja kyseisessä yrityskaupassa mukana olevalle kolmannelle osapuolelle. Varmistamme tällöin kuitenkin henkilötietojen pysymisen luottamuksellisina.
Henkilötietojen perusteella ei tehdä automaattista päätöksentekoa.
7) Henkilötietojen säilytysaika
Henkilötietoja käsitellään pääsääntöisesti asiakkuussuhteen tai yhteistyön keston sekä kohtuullisen ajan näiden jälkeen tai laissa määriteltyihin sopimussuhteisiin liittyviä kirjanpitotietoja kirjanpitolainsäännösten mukaisen ajan. Sopimusperusteisesti kerätyt tiedot voidaan yleensä säilyttää kymmenen vuotta sopimussuhteen päättymisestä ja siitä johtuvien velvoitteiden täyttämisestä lukien.
Vuokrausta koskevia tietoja käsitellään laissa vuokrasopimussuhteen hoitamiselle määritelty aika, jotka ovat i) vuokrasopimuksiin ja kiinteistöhallinnon laskutukseen liittyvät tiedot: vähintään 6 vuotta sen vuoden lopusta, jonka aikana tilikausi on päättynyt ja ii) asuntokauppaan, vuokrasopimuksiin ja kiinteistöhallinnon laskutukseen liittyvät tiedot, jotka liittyvät verotukseen: vähintään 10 vuotta tilikauden päättymisestä.
Osake- ja osakasluettelotietoja säilytetään lain edellyttämä aika, kuitenkin vähintään 10 vuotta omistusoikeuden päättymisestä lukien.
Maankäyttö- ja rakennuslain, tilaajavastuulain, työturvallisuuslain ja verotusmenettelylain nojalla kerättyjä tietoja säilytetään 6 vuotta sen vuoden päättymisestä, jona työmaa tai työ valmistui tai päättyi, tai muu lain edellyttämä säilytysaika.
8) Tietoturva
Rekisterinpitäjä käyttää hallinnollisia, organisatorisia, teknisiä sekä fyysisiä suojatoimenpiteitä henkilötietojen suojaamiseksi. Käytettyjä toimenpiteitä ovat esimerkiksi tietojen salaus, palomuurit, turvalliset tilat ja järjestelmät, jotka on suojattu rajoitetuin pääsyoikeuksin nimettyjen henkilöiden tehtävien laajuudessa. Turvatoimet on suunniteltu ylläpitämään asianmukainen taso tietojen luottamuksellisuuden, eheyden, käytettävyyden, vikasietoisuuden ja palautettavuuden varmistamiseksi. Sopimuskumppaneilta sekä heidän alihankkijoiltaan edellytetään tietoturvallisia toimintatapoja.
Mikäli tietoturvatoimenpiteistä huolimatta tapahtuu tietoturvaloukkaus, jolla on todennäköisesti haitallisia vaikutuksia henkilön yksityisyydelle, ilmoitetaan loukkauksesta soveltuvan lainsäädännön edellyttämällä tavalla kaikille vaikutusten alaisille osapuolille, sekä soveltuvan tietosuojalainsäädännön vaatiessa viranomaisille niin pian kuin mahdollista.
9) Rekisteröidyn oikeuksista
Rekisteröidyn oikeudet perustuvat EU:n yleiseen tietosuoja-asetukseen, joihin kuuluu tietyissä tilanteissa muun muassa tarkastusoikeus sekä oikeus saada tiedot oikaistua tai poistettua. Rekisteröity voi käyttää oikeuksiaan lainsäädännön määrittelemissä tilanteissa. Oikeuksien täysimääräiseen käyttöön voi kohdistua rajoituksia.
Rekisteröidyn oikeuksia koskevat vaatimukset tulee esittää kirjallisesti rekisterinpitäjän yhteyshenkilölle. Oikeuksien käyttöä koskevat tilanteet arvioidaan tapauskohtaisesti ja niistä annetaan aina erillinen ratkaisu. Rekisteröidyn oikeuksien toteuttamispyyntöön vastataan pääsääntöisesti kuukauden (1) kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Pyyntö on maksuton. Jos pyyntö on ilmeisen perusteeton tai kohtuuton, erityisesti jos niitä esitetään toistuvasti, voidaan rekisteröidyltä periä kohtuullinen maksu tai kieltäytyä suorittamasta pyyntö.
Lisätietoa oikeuksista:
Oikeus päästä omiin tietoihinsa
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää pääsyä itseään koskeviin tietoihin (tarkastusoikeus) sen selvittämiseksi käsitelläänkö häntä koskevia tietoja jäsenrekisterissä tai että niitä ei käsitellä. Rekisteröidyn oikeutta saada tiedot voidaan lainsäädännön nojalla rajoittaa tai siitä kieltäytyä, jos tietojen antaminen vaikuttaisi haitallisesti muiden oikeuksiin ja vapauksiin. Tällaisia suojattavia oikeuksia ovat muun muassa rekisterinpitäjän liikesalaisuudet tai toisen henkilön henkilötiedot.
Oikeus tietojen oikaisemiseen ja poistamiseen
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rekisterinpitäjä oikaisee ilman aiheetonta viivytystä epätarkat ja virheelliset henkilötiedot. Rekisterinpitäjän on rekisteröidyn pyynnöstä poistettava rekisteröityä koskevat henkilötiedot, ellei niitä tarvitse poistaa, jos käsittely on tarpeen esimerkiksi rekisterinpitäjään sovellettavaan lainsäädäntöön perustuvan velvoitteen noudattamiseksi tai oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.
Oikeus vastustaa tietojen käsittelyä tai pyytää käsittelyn rajoittamista
Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella, kun tietoja käsitellään oikeutetun edun perusteella. Rekisteröidyllä ei ole oikeutta vastustaa henkilötietojen käsittelyä, kun käsittely perustuu rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn sopimukseen. Jos rekisteröity on vastustanut tietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella, rekisteröidyn tulee yksilöidä erityinen tilanne, johon perustuen hän vastustaa oikeutetun edun perusteella tapahtuvaa käsittelyä. Rekisterinpitäjä voi jatkaa tietojen käsittelyä vastustuksesta huolimatta, jos käsittelyyn on olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, joka syrjäyttää rekisteröidyn edut, oikeudet ja vapaudet tai jos se on tarpeen oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi. Rekisteröidyllä on oikeus, milloin tahansa, vastustaa häntä koskevien henkilötietojen käyttöä suoramarkkinoinnissa. Jos rekisteröity vastustaa henkilötietojen käyttöä suoramarkkinoinnissa, tietoja ei saa enää käsitellä tähän tarkoitukseen.
Rekisterinpitäjän on rekisteröidyn pyynnöstä rajoitettava henkilötietojen aktiivista käsittelyä muun muassa, jos rekisteröity kiistää henkilötietojen paikkansapitävyyden, jolloin käsittelyä on rajoitettava siksi aikaa, kunnes rekisterinpitäjä voi varmistaa tietojen paikkansapitävyyden. Käsittelyn rajoituksen kestäessä tietoja saa lähtökohtaisesti vain säilyttää. Tietoja saa käsitellä myös oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi taikka toisen luonnollisen henkilön tai oikeushenkilön oikeuksien suojaamiseksi tai tärkeää yleistä etua koskevista syistä. Ennen kuin käsittelyn rajoitus poistetaan, siitä on ilmoitettava rekisteröidylle.
Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
Siltä osin, kun rekisteröity on itse toimittanut henkilötietoja, joita käsitellään automaattisen tietojenkäsittelyn avulla sekä rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn välisen sopimuksen nojalla, rekisteröidyllä on oikeus saada tällaiset tiedot itselleen pääsääntöisesti koneluettavassa muodossa sekä siirrettyä henkilötiedot suoraan rekisterinpitäjältä toiselle, jos se on teknisesti mahdollista.
10) Rekisteröidyn oikeuksien käyttämiseen liittyvät pyynnöt
Henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä ja omien oikeuksien käyttämiseen liittyvissä tilanteissa rekisteröity voi olla yhteydessä rekisterinpitäjään. Rekisterinpitäjältä saa lisäohjeita asian hoitamisessa. Tarkastusoikeutta koskeva pyyntö tai muu rekisteröidyn oikeuksien toteuttamista koskeva pyyntö rekisterinpitäjälle tulee tehdä kirjallisesti joko sähköpostilla tai postitse yllä kohdassa 2) sanotuin yhteystiedoin.
Sen varmistamiseksi, että henkilötietoja ei rekisteröidyn oikeuksien käyttöön liittyen luovuteta muulle kuin rekisteröidylle itselleen, rekisterinpitäjä voi tarvittaessa pyytää rekisteröityä toimittamaan tarkastuspyynnön allekirjoitettuna. Rekisterinpitäjä voi myös pyytää pyynnön tekijää todistamaan henkilöllisyytensä virallisella henkilöllisyystodistuksella tai muulla luotettavalla tavalla.
11) Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, ettei se ole saanut asiaansa ratkaistua rekisterinpitäjälle suunnatun yhteydenpidon seurauksena. Ensisijaisesti asia kuitenkin pyritään ratkaisemaan osapuolten välisen keskustelun kautta. Paikallisena valvontaviranomaisena toimii Suomessa tietosuojavaltuutettu. Lisätietoa verkkosivulla: www.tietosuoja.fi.
12) Yleistä tietosuojaselostetta täydentävät asiakirjat
Kamera- ja kulunvalvonnasta on annettu erillinen tietojenkäsittelyä koskeva seloste, joka on saatavilla rekisterinpitäjältä.
Rekrytointia koskeva henkilötietojen käsittelyseloste toimitetaan työnhakijoille erikseen erillisessä rekrytointi-ilmoituksessa kuvatulla tavalla.
Saatamme muuttaa ja päivittää tätä yleistä tietosuojaselostetta ja sitä täydentäviä asiakirjoja tarvittaessa. Pyydämme tarkistamaan tietosuojakäsittelykäytänteemme säännöllisesti.
Seloste on päivitetty 28.4.2021.
