Asiantuntijan vinkkejä hybridityötilojen suunnitteluun

EVAn (Elinkeinoelämän valtuuskunta) loppuvuonna 2021 julkaiseman Arvo- ja asennetutkimuksen mukaan työnantajat voivat nyt kilpailla parhaasta työvoimasta tarjoamalla etätyömahdollisuuksia. Samaan aikaan iso joukko meistä haluaa tehdä joko kokonaan tai osittain työtä toimistolla. AV-konsultti Tuomas Immonen Praecom Oy:stä antoi ajankohtaisia vinkkejä toimitilojen suunnitteluun.

Praecom on ICT-alan yritys, joka toteuttaa asiakkailleen älykkäitä työ- ja asiakasympäristöjä. Yrityksellä on toimitilat muun muassa Business Park Kehämyllyssä Vantaalla. Tuomas Immonen suunnittelee työssään hybridityön ratkaisuja toimitiloihin yhteistyössä arkkitehtien, suunnittelijoiden ja sisustusarkkitehtien kanssa.

Tässä artikkelissa käytämme termejä ”hybridityö” ja ”paikaton työ” tarkoittamaan työtä, jossa työn tekemisen ympäristö vaihtelee ja joustaa melko vapaasti henkilön ja tehtävien mukaan.

– Oleellista on, että tekeepä henkilö työtä etänä, toimistolla tai ”kolmannessa paikassa”, niin hänellä on paikasta riippumatta hyvät (tietotekniset) yhteydet toisiinsa ja työpaikalle, Tuomas tiivistää.

Toimitiloihin kytkeytyvät nyt vahvasti hybridityötä tukevat teknologiaratkaisut

Toimitiloihin on erityisen tärkeää suunnitella erityyppisiä tiloja tukemaan uutta työarkea, toisistaan poikkeavia työtehtäviä ja -rooleja sekä yrityksen tavoitteita ja kulttuuria. Tilasuunnittelun tukena voi ja kannattaakin käyttää työympäristön suunnittelun ammattilaisten palveluja, joiden kanssa perehdytään näihin teemoihin.

Tuomas huomauttaa myös, että hybridi- tai paikattomaan työhön liittyvät teknologian mahdollisuudet ja vaateet on hyvä huomioida suunnittelussa alusta alkaen. Kun käyttäjien tarpeet ja heidän työnsä luonne on kartoitettu etukäteen tarpeeksi hyvin, antaa se hyvän pohjan suunnittelulle.

– Parhaassa tapauksessa käyttäjille järjestetään työpajoja, jossa he saavat antaa mielipiteen ja palautteen suunnittelijan etukäteen valitsemista teknologisista ratkaisuista. Näin käyttäjät pääsevät vaikuttamaan valittuihin työkaluihin. Läheskään aina tämä ei ole aikataulullisesti mahdollista, mutta hyvä tiedostaa sen mahdollisuus. Tässä kohtaa sanonta – hyvin suunniteltu on puoliksi tehty – toimii hyvin, hän selventää.

”Joku on aina etänä. Jos toivotaan vuorovaikutusta osallistujien kesken, on tärkeää huomioida tilojen ja teknologian toimivuus.

– Teamsin käyttö räjähti pandemian aikana. Näin nopeaa työtapojen muutosta emme ole ennen nähneet. Nyt on hyväksyttävä se tosiasia, että jatkossakin joku tai jotkut osallistujista ovat aina mukana ”etänä”. Näin on etenkin isommissa tapaamisissa, joihin ihmisiä kutsutaan eri puolelta Suomea tai maailmaa, Tuomas sanoo. Tästä syystä on hyvä pysähtyä miettimään, miten käytännössä toteutetaan onnistuneita hybridikohtaamisia.

Tuomaksen mukaan varsinkin sen tyyppisissä kohtaamisissa, joissa toivotaan tai vaaditaan vuorovaikutusta osallistujien kesken, on hyvä huomioida toimiston tilojen ja teknologian toimivuus henkilöiden tasa-arvoistamisen kannalta.

– Huonosti valaistusta, akustoidusta ja huonolla teknologialla varustetusta isosta tilasta on vaikea tavoittaa etäosallistujat. Syitä voi olla monia: etäosallistujat eivät näe kuka on kulloinkin äänessä tai he eivät saa selvää puheesta tai kuva ja tai ääni pätkii tai on muuten niin huonolaatuinen, että etäosallistujat ikään kuin sivuutetaan.

Voisiko kalusteetkin sijoitella uudella tavalla?

Teknologia tarjoaa tähän omat ratkaisunsa, samoin kuin tila- ja kalustesuunnittelu, jotka vaikuttavat myös läsnä olevien vireystilaan. Kokoontumishuoneen muotoilu, teknologia ja erityisesti ergonomia kannattaakin usein miettiä uudestaan.

– Esimerkkinä ”perinteisessä neukkarissa” näyttö sijaitsee pitkän pöydän päässä, jolloin istumme niskat ikävästi vinossa. Yksinkertaisimmillaan voisi pohtia näytön sijoittamista pöydän pitkälle sivulle, jolloin taklataan iso osa ergonomiaa sekä etäosallistujien mahdollisuus nähdä kokoustajia.

Yhteiset pelisäännöt selviksi

Immonen kannustaa kiinnittämään erityistä huomiota tilojen yhteisten pelisääntöjen luomiseen. Olisiko henkilöstön mukaan ottaminen paras tapa suunnitella parhaat tila- ja teknologiaratkaisut ja saada myös pelisäännöt toimiviksi alusta alkaen?

– Esimerkki jälleen: useat tutkimukset osoittavat, että nimenomaan keskeytykset ovat erityisesti tietotyötä tekevien pahin haaste työpaikoilla. Tästä syystä pelkkien erilaisten tilojen rakentaminen ei yksinään auta, vaan yhteiset pelisäännöt nousevat tärkeään rooliin, Tuomas sanoo ja jatkaa: on tärkeää luoda ja viestiä yhteiset pelisäännöt ja pitää niitä yllä kekseliäiden keinojen avulla.

Lopuksi Tuomas tarjoaa tiiviin TOP-4 toimitilan suunnitteluun: